REGULAMIN GDAŃSK MARATON JUNIOR 2025
- The organizer of the Energa Gdańsk Marathon Event (hereinafter referred to as the Event) is Energy Events Sp. z o. o. Sp.k. with its registered office in Miszewko (80-297), ul. Kaszubska 53
- The Event Office (from April 17, 2026 to April 19, 2026) is located in Hall A of Amber Expo Gdańsk, ul. Żaglowa 11 (hereinafter referred to as the Event Office).
- Popularization and dissemination of running as the simplest form of recreation.
- Promotion of the City of Gdańsk in Poland and around the world.
- Promotion of event Partners and Sponsors before, during and after the event.
- Impreza odbędzie się w dniu 18.04.2026 r. w Gdańsku na trenie Polsat Plus Arena Gdańsk, ul. Pokoleń Lechii 1.
- Impreza rozpocznie się o godz. 16:30. Szczegółowy harmonogram startów poszczególnych kategorii wiekowych zostanie podany przez Organizatora na stronie www.gdanskmaraton.com najpóźniej w dniu 31 marca 2026 roku.
- Linia startu zostanie zamknięta po 1 minucie od ostatniego sygnału dźwiękowego startera.
- Start każdego biegu będzie miał charakter masowy, czyli start wspólny na sygnał startera.
- Only Participants registered to participate in the Event in accordance with the provisions of these Regulations may take part in the Event.
- The Organizer reserves the right to change the date and/or location of the Event. Participants will be notified by posting appropriate information on the website www.gdanskmaraton.com no later than 24 hours before the Event. Making changes in this regard will not result in any additional obligations on the Organizer's part towards the Participant.
- The Organizer reserves the right to cancel the Event in the event of a significant change in circumstances that renders the Event inappropriate for the public interest, or in the event of legal restrictions coming into force that prevent the Event from being held. The Organizer will post appropriate information on the Event Website www.gdanskmaraton.com no later than 24 hours before the Event. Cancellation of the Event will not result in any additional obligations on the Organizer's part towards the Participant.
- Długość trasy wynosi około 200 m dla uczestników w wieku 1 – 6 lat, około 500 m dla uczestników w wieku 7 – 11 lat oraz około 1000 m dla uczestników w wieku 12 – 15 lat. Trasa nie posiada atestu PZLA. Pomiar długości trasy zostanie dokonany przy pomocy urządzeń GPS oraz roweru pomiarowego.
- A Participant is a person who has registered using the form available on the Organizer’s website www.gdanskmaraton.com and has paid the entry fee within the deadline, i.e. in accordance with the provisions of Chapter V, REGISTRATION, point 2).
- Race packages can only be collected at the Event Office. Event Office opening hours are specified in the schedule available on the website www.gdanskmaraton.com.
- Pakiety startowe odbierają rodzice, opiekunowie prawni lub trenerzy dla grup zorganizowanych.
- Podczas odbioru pakietu startowego rodzice, opiekunowie prawni lub trenerzy zobowiązani są do podpisania oświadczenia na druku organizatora.
- Any Participant who transfers their starting package to another person, or any person who receives such a package and starts in the Event, without reporting this fact to the Organizer (in the form described in Chapter VI, Entry Fee, point 7), will be disqualified from the Event results list. Only positive feedback from the email address info@gdanskmaraton.com will be considered the Organizer's consent to transfer the starting number to another designated Participant.
- The Organizer prohibits Participants from selling collected starting packages under pain of disqualification.
- Each Participant is bound by the provisions of the PZLA and these Regulations.
- The Organizer does not send starting packages to the Participant's address.
- Participants are required to obey public order, obey the orders of security personnel, and respect other Participants. The Organizer has the right to remove from the Event grounds any individuals who disrupt public order, disrupt the course of the Event, or behave in violation of these Rules and Regulations and the provisions of the Polish Athletics Association.
- The Organizer will make every effort to provide all information through the loudspeaker system before and during the race, therefore it is recommended not to use your own electronic devices with headphones to hear the Organizer's and judges' announcements.
- Providing personal data and consenting to its processing is voluntary, but necessary to participate in the Event in accordance with the Terms and Conditions. Individuals who have provided their personal data have the right to access and correct their data, as well as to withdraw consent to its processing. Withdrawal of consent to the processing of personal data until the end of the Event will result in inability to participate. At any time, the Organizer may process personal data in connection with the organization of the Event, including in collaboration with other entities, to the extent necessary for the proper organization of the Event.
- People suffering from COVID-19, infected with SARS-CoV-2, in quarantine, isolation, or exhibiting respiratory symptoms cannot participate in the event.
- The GDPR clause constitutes Annex No. 2 to the Regulations.
- Zgłoszenia przez internet będą przyjmowane do dnia 17.04.2026 r.
- Participation in the Event is determined by the date the entry fee is paid. The entry fee is deemed to be paid on the date and time the entry fee is credited to the Organizer's bank account.
- O przydziale do danej kategorii wiekowej decyduje rok urodzenia dziecka a nie dokładna data urodzenia. Czyli np. dla dziecka urodzonego w dniu 20 września 2019 roku: 2026 – 2019 = 7 lat, dziecko powinno zostać zgłoszone do biegu na 500 m, pomimo faktu, że nie ukończyło jeszcze 7 lat.
- Applications are accepted on the website www.gdanskmaraton.com
- Istnieje możliwość osobistego zapisania się na Imprezę w Biurze Imprezy w dniu jego otwarcia, przy czym Organizator zastrzega limit stu nowo zapisanych osób w ten sposób. Decyduje kolejność zgłoszeń w Biurze Imprezy. Osoby zapisane w Biurze Imprezy otrzymują tylko i wyłącznie numer startowy.
- The Event Organizer reserves the right to provide additional starting packages for invited guests.
- Each participant pays an entry fee, the amount of which depends on the date the transfer is made. The following entry fees apply:
– Do 31 grudnia 2025 r. – 25 zł
– Do 31 stycznia 2026 r. – 35 zł
– Do 28 lutego 2026 – 45 zł
– Do 17 kwietnia 2026 – 55 zł
w Biurze Imprezy – 70 zł (płatność możliwa gotówką lub kartą) - In the event of failure to pay the entry fee in sufficient amount (e.g. as a result of exceeding the payment deadline specified in these Regulations), the Participant is obliged to compensate the difference up to the amount he or she should have paid in accordance with the deadline for making his or her last payment.
- Proof of receipt of the entry fee is the appearance of the participant's name on the start list.
- Starting numbers will be issued to Participants after registration closes.
- The Organizer is not responsible for the loss of the entry form, postal order or bank transfer due to the fault of the post office or bank.
- Organizator umożliwia płatność przelewem za start na podstawie faktury ProForma. Po opłaceniu faktury ProForma i zaksięgowaniu środków na koncie organizatora przesyła jednorazowy kod umożliwiający bezpłatną rejestrację na zawody. Kod jest ważny do 17 kwietnia 2026 do godziny 23:59. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za brak rejestracji w terminie i nie zwraca środków z tytułu niewykorzystanego kodu rejestracji.
- The entry fee once paid is non-refundable even in the event of the Participant withdrawing from the Event or being disqualified by the Organizer.
- In justified cases, the Organizer will consider transferring the starting number to another designated Participant. Only requests submitted to info@gdanskmaraton.com by 11:59 PM on March 31, 2026 will be considered.
- As part of the entry fee, the Participant receives the opportunity to participate in the Event and a starting package.
- The costs of entry fees, travel and other services are covered by the Participants themselves.
- Organizator nie wysyła pocztą nieodebranych pakietów startowych.
- It is not possible to collect the starting package after the Event Office is closed.
- Time measurement is carried out using an electronic system.
- Time is measured using non-returnable chips placed in the starting numbers.
- It is forbidden to remove chips from starting numbers.
- The official time of the Event is the gross time.
- 1) Podczas Imprezy będą prowadzone następujące klasyfikacje wiekowe C (chłopców) i D (dziewcząt):
– C i D 1 – 3 lata – dystans 200 m
– C i D 4 – 6 lat – dystans 200 m
– C i D 7 – 8 lat – dystans 500 m
– C i D 9 – 11 lat – dystans 500 m
– C i D 12 – 13 lat – dystans 1000 m
– C i D 14 – 15 lat – dystans 1000 m
- All Participants who complete the Event will receive commemorative medals at the finish line.
- Uczestnicy, którzy zajmą miejsca 1 – 3 w swojej kategorii wiekowej otrzymają drobne nagrody ufundowane przez Organizatora i sponsorów wydarzenia.
- The final interpretation of the Regulations rests with the Event Organizer.
- Participants declare that all personal and health-related data entered by them in the application form are complete and truthful.
- The Organizer is not responsible for any collisions and accidents on the route caused by the fault of the Participant, nor for accidents and random events occurring during travel to and from the Event.
- Each Participant participates in the Event at their own risk. Submitting a properly completed Registration Form to the Organizer and paying the entry fee signifies that the Participant has considered and assessed the nature, scope, and degree of risk involved with participating in the Event, including the risk of accidents, the possibility of bodily injury and physical harm (including death), as well as property damage and loss, and has voluntarily decided to assume this risk.
- The Organizer and all persons acting on its behalf or with its authorization in connection with the conduct and organization of the Event are not liable for any personal injury, property damage or financial loss to Participants that may occur before, during, after or in connection with the Event.
- Participants are liable for any damage they cause to other Event Participants and third parties.
- Participants agree to abide by the terms of these Regulations. The Participant's signature on the Event registration form confirms that they have read and fully accepted the Regulations, their participation in the Event, and their full acceptance.
- Participants are required to wear their race number on the front of their body. The race number must be visible. Covering or removing the race number will result in disqualification.
- The Event Participant consents to the public disclosure of his/her personal data in the form of name, surname, place of birth and year of birth on the start list and on the results list.
- The Organizer and Event Partners are authorized to use the image, statements, and personal data of individual Participants participating in each stage of the Event. These images and data will be used in materials promoting the Event and accompanying events (press, radio, television, internet, graphic materials). Participants are not entitled to any further compensation, in particular remuneration for the use of the image, statements, and personal data of individual Participants. Participants agree not to withdraw this consent for at least five years from the date of the Event.
- Ignorance of the Event Regulations does not exempt the Participant from the rules specified by the Organizer in the above-mentioned document.
- The Regulations may be changed by the Organizer at any time.
- Animals are not allowed on the Event route.
- Participants are prohibited from bringing intoxicating substances, illegal substances, performance-enhancing drugs, or alcohol of any kind. Participants are prohibited from using such substances either before or during the race, under penalty of disqualification. If a Participant is found to be violating this prohibition, the Organizer reserves the right to prevent them from participating in the race or to disqualify them during it.
- The Participant is not permitted to use any assistance specified in the rules of athletics competitions, including assistance to the Participant by persons not participating in the Event, running with the Participant or riding a bicycle.
- Organizator zapewnia opiekę medyczną wyłącznie dla Uczestników Imprezy na trasie Imprezy od momentu startu do zamknięcia trasy Imprezy. Organizator nie pokrywa kosztów medycznych lub kosztów transportu nieobjętych zakresem zabezpieczenia medycznego Imprezy.
- Decisions made by the Medical Coordinator or medical staff regarding a Participant's participation in the Event are independent and binding on the Participant. Failure to follow the medical staff's recommendations will result in disqualification of the Participant.
- Event participants are obliged to follow the instructions of the Police, Municipal Police and the Organizer's security personnel and services securing the Event route.
- Protests regarding the results are accepted until April 20, 2026 (Monday), 3:00 PM, to the email address: info@gdanskmaraton.com. Protests submitted after the deadline will not be considered on their merits. Protests will be reviewed within 72 hours.
- The final and official results will be published no later than 30/04/2026, 3:00 p.m.
Przetwarzanie danych osobowych uczestników przekazanych Organizatorowi podczas rejestracji w związku z udziałem w Imprezie obejmuje także publikację imienia i nazwiska, daty urodzenia uczestnika wraz z nazwą miejscowości, w której zamieszkuje – w każdy sposób, w jaki publikowane lub rozpowszechniane będą dane osobowe. Organizator ma również prawo opublikować imię i nazwisko uczestnika wraz z jego datą urodzenia, nazwą klubu i miejscowością, w której zamieszkuje, na liście startowej oraz w wynikach zawodów publikowanych w Internecie i w miejscu rozgrywania Imprezy.
Informujemy, że podczas wydarzeń organizowanych lub współorganizowanych przez Energy Events Sp. z o.o. Sp.k. (Kaszubska 53, 80-297 Miszewko), dalej jako Energy Events, będą wykonywane, a następnie upubliczniane za pośrednictwem profilu Energa Gdańsk Maraton na portalu społecznościowym Facebook (https://www.facebook.com/profile.php?id=61566429442527) oraz strony internetowej www.gdanskmaraton.com zdjęcia lub filmy, na których może zostać uchwycony wizerunek osób obecnych, jak również ich inne dane osobowe.
By staying on the premises or participating in a sporting event, festival, or other event organized or co-organized by Energy Events, participants and observers consent to the publication and processing of their images in photos or videos taken during the event, as well as any other personal data. At the same time, we assure you that we make every effort to ensure the security of your data.
PERSONAL DATA CONTROLLER:
Administratorem danych osobowych jest: Energy Events Sp. z o.o. Sp.k., ul. Kaszubska 53, 80-297 Miszewko
Informujemy także, że Energy Events wyznaczył Inspektora Ochrony Danych z którym można się kontaktować listownie, na adres Energy Events (Administratora) podany wyżej, z dopiskiem: „DO INSPEKTORA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH” lub mailowo, na adres e-mail: rodo@energyevents.pl – we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych przez Energy Events.
RECIPIENT OF PERSONAL DATA:
Personal data will be disclosed to employees, associates and subcontractors of Energy Events to the extent necessary to achieve the aforementioned purposes of personal data processing.
Start lists and results, containing basic personal data, will be publicly available and may be published on the Event website.
CEL I OKRES PRZETWARZANIA DANYCH:
Dane osobowe uczestników Imprezy będą przetwarzane w celach wykonania umowy, tj. udziału Uczestnika w Imprezie, przeprowadzenia imprezy, wyłonienia zwycięzcy i przyznania, wydania, odbioru i rozliczenia nagrody, a także publikacji wyników.
Dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w celu dokumentowania, archiwizowania i rozpowszechniania informacji o działaniach podejmowanych lub wspieranych przez Energy Events. Dane te w postaci wizerunku będą upubliczniane na stronie internetowej oraz na profilach Energy Events w mediach społecznościowych, a także udostępniane uczestnikom i organizatorom wydarzenia, podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, udzielonej zgody lub w oparciu o umowę powierzenia.
Dane osobowe będą przetwarzane w okresie korzystania ze strony www.gdanskmaraton.com oraz udziału w Imprezie, na którą Uczestnik zapisze się za pośrednictwem strony internetowej.
Po zakończeniu tego okresu, dane osobowe będą nadal przechowywane w celach wynikających z przepisów prawa (szczególnie podatkowych i rachunkowych) a także przeciwdziałania oszustwom i nadużyciom oraz dochodzenia ewentualnych roszczeń wynikających z zawartej umowy.
Część danych osobowych (szczególnie te, które znajdują się w wynikach Imprezy) mogą być przetwarzane także po tym termie w celach statystycznych, archiwalnych lub promocyjnych.
PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ:
Udział w wydarzeniach i tym samym udostępnienie danych osobowych m.in. w postaci wizerunku jest dobrowolne, jednak niezbędne do uczestnictwa lub przebywania na terenie wydarzenia. Dane te nie będą profilowane ani transferowane do państw trzecich oraz organizacji międzynarodowych.
Każdemu przysługuje prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie jego danych, które Energy Events jako administrator posiada w swoich bazach, jak również dostępu do tych danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego. Należy pamiętać, że cofnięcie zgody nie działa wstecz – przetwarzanie będzie legalne do chwili wycofania zgody przez osobę, której dane dotyczą.
Przy zgłaszaniu zmian w zakresie przetwarzania swoich danych należy dokładnie wskazać, których zdjęć, filmów czy treści zmiany te mają dotyczyć.
Dane te są przechowywane do czasu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, w którym dane są przetwarzane.
PODSTAWA PRAWNA:
25 maja 2018 roku weszło w życie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”).
Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych są art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora, którym w tym przypadku jest promocja działań GOS) oraz art. 6 ust. 1 lit. a i b RODO tj. zgoda podmiotu danych oraz wykonanie umowy, której Uczestnik jest stroną.
Zgodnie z definicją danych osobowych zawartą w RODO, wizerunek jest uznawany za dane osobowe, dlatego też podlega ochronie na zasadach zawartych w tym akcie. Ponadto w oparciu o art. 81 ust. 2 ustawy o prawie autorskim zezwolenia nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku:
- osoby powszechnie znanej, jeżeli wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, w szczególności politycznych, społecznych, zawodowych (np. dyrektor, kierownik);
- osoby stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza.
SKARGA NA SPOSÓB PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH :
Skargę można wnieść do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.